Przejdź do treści głównej

5 wskazówek dla bardziej produktywnych spotkań

autor(ka): Mateusz Sadowski
2016-08-09, 09:03
Od czasu do czasu każdy z nas utknie na spotkaniu. Mowa szczególnie o takich, które zwoływane są na ostatnią chwilę i trwają godzinami. Końca nie widać, umieramy z głodu... Niemniej jednak każdy zgodzi się, że spotkania są potrzebne, prawda?

"Forbes" zwraca uwagę, że zanim postanowisz rozesłać zaproszenia i zrujnować swoim pracownikom popołudnie oraz wieczór, musisz dokładnie określić cel spotkania. Warto nakreślić, czego będzie ono dotyczyć, aby zaoszczędzić czas. Precyzyjnie opisz cel i wymień osoby, których oczekujesz.

W nawiązaniu do Harvard Business Review, głównymi typami spotkań są:

– udostępnianie informacji – szczegóły dotyczące istotnej zmiany w organizacji

– konsultacje – poszukiwanie pomysłów na nową zbiórkę funduszy

– podejmowanie decyzji – ustalanie tegorocznego celu.

Spotkania, normalne i wirtualne, są nieuniknione, tak jak spotkania rodzinne. Na samą myśl o nich pojawia się strach, więc co możemy zrobić, by były one bardziej znośne i skuteczne?

Dopasuj treść spotkania do stylu

Jeśli ma to być spotkanie dotyczące podjęcia jakiejś decyzji, zaproś tylko tych, którzy mają do tego uprawnienia. Gdy natomiast planujesz burzę mózgów i chcesz zebrać cały zespół w jednym miejscu, upewnij się, że masz dostateczną ilość markerów, wygodnych krzeseł i jedzenia. Jeśli to ma być tylko krótkie ogłoszenie, które lepiej powiedzieć osobiście niż rozsyłać mailowo, nie zajmuj nim za wiele czasu. Niech twój komunikat będzie skondensowany, pozwoli to uczestnikom wrócić szybciej do swoich zajęć.

Napisz plan spotkania i roześlij go przed spotkaniem

Skup uwagę pracowników i pozwól im zastanowić się, co mogą wnieść do spotkania. Zasugeruj, że ich zdanie jest tak samo ważne, jak opinia lidera i podkreśl, że program spotkania może być dostosowany w jego trakcie. Jeśli zgodzimy się na takie podejście, musi być przeznaczony odpowiedni moment na dyskusję, aby potem płynnie wrócić do głównego wątku.

Trzymaj się wyznaczonego czasu

Podaj realistyczne ramy czasowe dla każdego z punktów programu. Miej świadomość, że niektóre z poruszonych kwestii będziesz musiał przełożyć na inne spotkanie lub komunikację mailową. Nieplanowane dyskusje często przynoszą świetne pomysły, ale powinieneś mieć poszanowanie dla czasu twoich pracowników.

Rozegraj spotkanie jak w klasie

Czy w szkole słyszałeś o inteligencji wizualnej lub dotykowej? Ta sama zasada obowiązuje wśród dorosłych. Upewnij się, że prowadzący spotkanie potrafi zaangażować obecnych na różne sposoby, na przykład za pomocą grafiki czy rekwizytów. Warto również, aby potrafił zabawić słuchaczy. Ludzie wyłączają się, gdy informacja jest pozornie nieważna lub prezentowana monotonnie.

Podsumuj spotkanie mailowo

Spotkania nie dzieją się w próżni. Prawdziwe konsekwencje dopiero nadejdą. Nie zapomnij zapytać pracowników o rezultaty spotkania.

Odnosząc się do badań, przeciętny amerykański pracownik bierze udział w sześćdziesięciu spotkaniach miesięcznie, dłuższych lub krótszych. Jeśli więc spotkania są tak istotną częścią naszej pracy, nie możemy z nimi walczyć lub uciekać od nich.

Źródło: https://topnonprofits.com


Tekst pochodzi z serwisu technologie.ngo.pl


Źródło: technologie.ngo.pl
Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 3 0

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy