Przejdź do treści głównej

Jak zorganizować pracę organizacji w nowoczesny sposób? Część 2

autor(ka): Filip Żyro
2018-08-01, 06:21
Desktopowe edytory treści pracujące na dysku komputera powoli zaczynają stanowić relikt przeszłości. Nawet profesjonaliści coraz częściej sięgają po usługi chmurowe, takie jak Dokumenty Google. Webowe narzędzie umożliwia równie efektywną pracę, poprawiając jednak dostępność materiałów oraz umożliwiając szeroką kooperację przy ich tworzeniu i edycji.


Dokumenty Google

Dokumenty Google to darmowy pakiet edytorów tekstowych. Pełen zestaw obejmuje cztery narzędzia do tworzenia plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji oraz formularzy. Całość stanowi konkurencję dla popularnego pakietu Microsoft Office obejmującego takie programy jak MS Word, MS Excel czy MS PowerPoint.

Niezwykle istotny jest fakt, że Dokumenty Google są kompatybilne z rozwiązaniami Microsoftu. Oznacza to, że zmiana edytora na chmurową usługę Google przebiega całkowicie bezboleśnie. Większość plików utworzonych w programach pakietu Office możemy zapisywać, otwierać i edytować w Dokumentach Google. Natomiast pliki utworzone narzędziem Google mogą być zapisywane na dysku w formatach takich jak .doc czy .xls, a następnie edytowane w Wordzie czy Excelu.

Jeśli posiadamy konto Google / Gmail, możemy niezwłocznie rozpocząć korzystanie z Dokumentów Google. Wystarczy zalogować się i z poziomu dowolnej strony Google kliknąć kwadrat widoczny w prawej, górnej części ekranu. Jedna z wyświetlonych ikon powinna być podpisana jako Dokumenty lub Docs. Jeśli takowej nie widzimy, musimy rozwinąć listę przyciskiem „więcej”. Kliknięcie w ikonę przeniesie nas na stronę usługi. Domyślnie otwiera się edytor tekstowy, czyli odpowiednik MS Word, pozwalając na skorzystanie z gotowego szablonu treści lub utworzenie pustej strony. Pozostałe edytory odnajdziemy rozwijając menu przyciskiem umieszczonym w lewym, górnym rogu ekranu.


Okno nowego dokumentu bez stosowania szablonu będzie w większości wypadków wyglądać tak samo jak w znanych i lubianych produktach Microsoftu, a dzięki polskiej wersji językowej dostęp do mocniej ukrytych funkcji nie powinien stanowić problemu.

Poszczególnym dokumentom nadajemy tytułu z poziomu edytora – klikając w lewym górnym rogu na napis dokument/arkusz bez tytułu i wpisując w jego miejsce odpowiednią zawartość. Kiedy skończymy edycję pliku, nie musimy go zapisywać. Narzędzie dokonuje zapisu automatycznie. Dzięki temu nie istnieje ryzyko utraty danych nawet w wypadku awarii prądu czy zerwania połączenia internetowego. Jeśli chcemy zachować plik na dysku komputera, wystarczy skorzystać z sekwencji „plik → zapisz jako”.

Pliki .docx oraz .xlsx otworzymy za pomocą programów z pakietu MS Office. Dokumenty z końcówką .odt i .ods otworzymy w darmowych edytorach, takich jak LibreOffice, natomiast pliki PDF zostaną zapisane w nieedytowalnym formacie obsługiwanym przez takie programy jak Acrobat Reader. Ponadto materiały tworzone w Dokumentach Google są automatycznie zapisywane w chmurze na Dysku Google. Można je tam łatwo katalogować i sortować.

Kooperacja

Niezwykle istotnym elementem pracy z dokumentami Google jest opcja udostępniania materiałów innym użytkownikom. Najłatwiej robić to z poziomu otwartego dokumentu lub arkusza. Służy do tego umieszczony w prawym górnym rogu przycisk „Udostępnij”. Pozwala on na wpisanie adresów mailowych użytkowników usługi Google, którym chcemy zapewnić dostęp do danego dokumentu. Możliwe jest również wygenerowanie linku, który można przesłać w wiadomości poza skrzynką mailową.

Użytkownik może wybrać stopień widoczności materiału (tylko dla autora, dla osób posiadających link lub dla wszystkich w sieci), jak również przydzielić uprawnienia poszczególnym współpracownikom. Oznacza to, że odbiorcy wiadomości w zależności od nadanych uprawnień będą mogli tylko przeglądać plik, nanosić na jego treść komentarze lub nawet w pełni go edytować.
 


Działania wykonywane w obrębie dokumentów przez poszczególnych użytkowników są oznaczane kolorami i sygnalizowane w czasie rzeczywistym pozostałym osobom. Dzięki temu nie ma obawy, że dwie, pracujące jednocześnie osoby będą utrudniać sobie działanie lub pracować na różnych kopiach pliku.

Wielką zaletą trybu kooperacji jest również możliwość umieszczania komentarzy po prawej stronie na marginesie. Taki tryb bardzo usprawnia pracę w kilka osób na jednym dokumencie.

Formularze

Odwiedzając główną stronę Dokumentów Google pod adresem https://www.google.pl/intl/pl/docs/about/, można odnaleźć jeszcze jedno narzędzie, które nie ma swojego odpowiednika w pakiecie MS Office. Mowa o formularzach (https://www.google.pl/intl/pl/forms/about/) – które stanowią jedno z najwygodniejszych rozwiązań pozwalających na kreowanie ankiet, formularzy rejestracyjnych i głosowań.

Podobnie jak w przypadku wszelkich narzędzi Google, otwierając stronę Formularzy, możliwe jest skorzystanie z gotowego szablonu lub stworzenie nowego pliku. Edycja treści i wyglądu formularzy odbywa się w pełni graficznie, dzięki czemu pozostaje intuicyjna dla użytkowników nieobeznanych z narzędziem.

 

 

Utworzoną tak ankietę można ją wysyłać mailowo lub w formie linku – również do odbiorców nieposiadających konta Google. Autor otrzymuje możliwość wygodnego przeglądania zebranych danych z aktualizacjami w czasie rzeczywistym.
 

 

Pytania i odpowiedzi

Czym są Dokumenty Google?

To zestaw narzędzi chmurowych przeznaczonych do edycji treści, zaczynając od dokumentów tekstowych, przez arkusze, aż po prezentacje. Dzięki temu stanowią alternatywę dla pakietu Microsoft Office

Jak mogę korzystać z Dokumentów Google?

Użytkownicy posiadający konto Google mogą korzystać z Dokumentów Google bezpłatnie za pośrednictwem przeglądarki. Wystarczy odwiedzić oficjalną stronę narzędzia, albo utworzyć nowy dokument na Dysku Google.

Alternatywą jest skorzystanie z oficjalnych aplikacji Dokumenty Google / Google Docs na urządzenia mobilne.

Czy możliwe jest korzystanie z Dokumentów Google bez dostępu do sieci?

Tak – pod warunkiem skorzystania z przeglądarki Google Chrome bądź z wykorzystaniem darmowych aplikacji na urządzenia mobilne.

Czy inne osoby mogą mieć dostęp do moich dokumentów w usłudze?

Tylko jeśli zdecydujemy się na wybranie takiej opcji – możemy samodzielnie zdefiniować osoby z dostępem do treści, przydzielić im uprawnienia, a nawet edytować wspólnie materiały w czasie rzeczywistym.

Czy pliki tworzone w Dokumentach Google mogą być otwierane w innych programach?

Tak – Dokumenty Google współpracują z popularnymi formatami obsługiwanymi przez wiele programów, takich jak Microsoft Office czy Libre Office. Usługa pozwala również na otwieranie i edytowanie plików pochodzących z tych programów.

Czy Dokumenty Google są płatne?

Narzędzia są w pełni bezpłatne. Wymagający użytkownicy, firmy i organizacje, mogą rozwinąć usługę o narzędzia kooperacyjne, wykupując pakiet biurowy G Suite, którego ceny zaczynają się od 4 euro miesięcznie za użytkownika. Dla organizacji nonprofit jest ona jednak dostępna za darmo. Trzeba tylko złożyć aplikację pod tym adresem.


Tekst pochodzi z serwisu technologie.ngo.pl


Wyraź opinię 5 0

Skomentuj

KOMENTARZE

  • Przydatne narzędzia dla ngo ~Kamila Czaplińska 02.08.2018, 11:23 Wśród przydatnych narzędzi warto też wymienić CRM, który w wielu przypadkach pozwala zebrać w jednym miejscu dane umieszczane w plikach współdzielonych Google. W fundacji, w której pracuję korzystamy z CRM Kamflex. Wybraliśmy dla siebie korzystny pakiet z potrzebnymi funkcjami i teraz w jednej aplikacji mamy wszystkie informacje o naszych partnerach, klientach, procesach i wydarzeniach. Do tego wystawiamy też faktury i dokumenty. Warto rzucić okiem na to rozwiązanie. ODPOWIEDZ
  • partner google ~Seweryn 01.08.2018, 02:57 czesc a czy ktos korzystal z uslug partnera? jestesmy niewielka organizacja pozarzadowa i myslimy czy lepiej kupic gsuite od partnera czy google. obecnie udalo sie znalezc chyba najwiekszego w polsce tj. Fly on the cloud, ale szukamy dalej. dzieki za pomoc! ODPOWIEDZ

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • nowe technologie
  • profesjonalizacja, podnoszenie kwalifikacji