Przejdź do treści głównej

Dokumenty Google – sztuczki i porady. Część 2

autor(ka): Piotr Opulski
2018-08-20, 04:00
W poprzednim artykule dotyczącym korzystania z zaawansowanych możliwości dokumentów Google omawialiśmy najważniejsze skróty, różne triki dotyczące "stylowania" dokumenty, a także pokazaliśmy, w jaki sposób korzystać z wyszukiwania bez przełączania zakładek. W tym materiale poruszmy kwestię korekcji, pracy grupowej czy pisania głosowego. Dokumenty Google to znakomite narzędzie edytorskie, skrojone zgodnie z najnowszymi wymaganiami użytkowników.

 

Pracuj jako edytor lub korektor

Dokumenty Google słyną z doskonałych możliwości kooperacji, szczególnie z wykupionym pakietem G Suite. Podstawowa wersja narzędzia również oferuje fenomenalne opcje do wspólnej pracy nad jedną treścią. Wystarczy, że ktoś udostępni nam treść, którą opracował (używając przycisku „Udostępnij” w górnej części interfejsu edytora i wpisując w otwartym oknie adres e-mail, do którego mamy przypisane nasze konto), abyśmy mogli łatwo podsuwać mu pomysły i uwagi bez ingerencji w samą treść.

Po otwarciu otrzymanego dokumentu należy wejść w opcję „Widok -> Tryb” i wybrać funkcję „sugerowanie”. Od tej chwili możemy swobodnie nanosić na dokumencie własne notatki, zmieniać formatowanie, a nawet usuwać całe zdania. Wszystkie nasze działania zostaną oznaczone kolorem na pracy i przedstawione w formie komentarzy. Autor będzie mógł zatwierdzić poszczególne proponowane zmiany (wtedy zniknie kolorowe oznaczenie, a sugestie na stałe wejdą do treści) albo je odrzucać (w wyniku tego po prostu znikną).

Co istotne, sugestie zmian są automatycznie opisywane przez edytor i trafnie rozpoznają intencje edytującego. Przykładowo – usunięcie słowa i napisanie obok niego innego w trybie sugestii jest rozpoznawane przez edytor jako sugestia zastąpienia jednego słowa drugim. Jest to idealne rozwiązanie, aby uzupełnić system wymieniania komentarzy do treści działający standardowo w edytorze (skrót Alt+Ctrl+M).
 


 

Taguj w komentarzach

Jeśli przy jednym dokumencie pracujemy z wieloma osobami, możemy korzystać z opcji z tagowania w komentarzach. Komentarze w treści wstawiamy standardowo za pomocą skrótu Alt+Ctrl+M. Jeśli nasza uwaga dotyczy jakiejś konkretnej osoby zaangażowanej w pracę, możemy wpisać znak @. Dzięki temu program automatycznie wyświetli nam listę osób, z której będziemy mogli wybrać jedną, do której nasz komentarz jest skierowany. W efekcie na jej skrzynkę mailową przyjdzie powiadomienie informujące o otrzymanej uwadze.

Korzystaj z dodatków

Podstawowe funkcje Dokumentów Google są naprawdę imponujące, jednakże prawdziwy ogrom rozwiązań odnajdziemy wybierając w menu funkcję „Dodatki -> Pobierz dodatki”. Zostaniemy przeniesieni do sklepu z dodatkowymi funkcjami dla narzędzi Google, które możemy zainstalować.

Po kliknięciu interesującego dodatku zobaczymy jego zrzuty ekranu, krótki opis, ocenę innych użytkowników oraz ilość pobrań. Rozwiązania mogą być opracowane przez Google lub niezależnych autorów. Niektóre z dodatków są płatne.

Przykłady ciekawych rozwiązań:

  • VexTab Music: pozwala na dodanie do treści notacji muzycznej na pięciolinii.
  • EasyBib: narzędzie ułatwiające tworzenie bibliografii z przydatnymi szablonami
  • Translate: translator Google działający z poziomu edytora treści
  • Draw.io Diagrams: uzupełnia pakiet o narzędzie do tworzenia diagramów
  • Openclipart: dodatek z bazą darmowych clipartów

Pisz głosowo

Dokumenty Google pozwalają na pisanie bez użycia rąk – wystarczy sam głos. Rozwiązanie jest idealne dla osób niepełnosprawnych, ale również do tworzenia szybkich notatek, stenogramów i powielania w formie tekstu udzielanych komuś słownie instrukcji. Niestety opcja, o której mowa działa wyłącznie w połączeniu z przeglądarką Google Chrome. Oczywiście niezbędny jest również odpowiednio podłączony mikrofon.

Aby rozpocząć pracę wystarczy, wybrać z paska zadań przycisk „Narzędzia”, a następnie kliknąć opcję „Pisanie Głosowe”. Na ekranie wyświetli ikona mikrofonu. Nad nią jest widoczna lista, którą rozwijamy, aby wybrać język, w którym będziemy dyktować. Po wybraniu języka klikamy w ikonę mikrofonu i po prostu zaczynamy mówić. Dokładność rozpoznawania głosu – również w języku polskim – jest wprost zdumiewająca. Oczywiście nie zastąpi jeszcze klawiatury, ponieważ uniemożliwia poprawne stosowanie interpunkcji czy łatwe zmiany formatowania.

Automatycznie zastępuj symbole

Wiele znaków, które używamy w treściach jest niemożliwych do wywołania za pomocą skrótu. Każdorazowe wpisywanie ich z poziomu menu może być szalenie mozolne. Całe szczęście Dokumenty Google pozwalają na tworzenie własnych skrótów tekstowych, które będą automatycznie zastępowane przez pożądane znaki.

Rozwiązanie może okazać się również przydatne, jeśli notorycznie robimy jakiś błąd, nad którym nie panujemy, a autokorekta nie jest w stanie go wykryć – np. tworzymy literówki w nazwie firmy lub zapominamy wpisywać tytułu przed imieniem danej osoby. Wystarczy wskazać słowo lub frazę, w której się mylimy, a następnie wybrać, na co ma być ono automatycznie zamieniane w razie pomyłki. Opcję znajdziemy klikając na górnym pasku „Narzędzia”, a następnie wybierając opcję „Ustawienia”.

 


 

Panuj nad zmianami

Możliwość współpracy i jednoczesnego działania wielu użytkowników jest wygodna, ale może okazać się również piekielnie myląca. Wystarczy mało zgrany zespół, aby po kilku chwilach nie było wiadomo, co kto zmienił i dlaczego oraz czy osoby zobowiązane do naniesienia jakichś treści już to zrobiły, czy może jeszcze się nie zabrały za pracę. Całe szczęście Dokumenty Google dysponują dość precyzyjnym narzędziem do nadzorowania pracy – pokazującym pełną historię zmian – z oznaczeniem edytowanych fragmentów, osób dokonujących zmian oraz czasu.

Rozwiązanie jest jednocześnie odpowiednikiem nieskończonej liczby kopii zapasowych, dzięki czemu nie ma obawy, że jedna osoba z zespołu popsuje pracę pozostałych. Aby uruchomić historię zmian, należy wybrać z paska górnego przycisk „Plik”, a następnie opcję „Historia Zmian” i funkcję „Wyświetl historię zmian”. Menu wyświetlone z prawej strony pozwala na swobodne przemieszczanie się po wszystkich wznowieniach pracy w danym dokumencie.


Tekst pochodzi z serwisu technologie.ngo.pl


Źródło: Technologie.ngo.pl
Wyraź opinię 3 0

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • nowe technologie
  • profesjonalizacja, podnoszenie kwalifikacji